هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
زمان مطالعه2 دقیقه
می پسنـدم0
اندازه متن12
چرا نوشتن و ثبت کارها مهم است؟
وقتی شما کارهای خود را به طور منظم یادداشت میکنید، اتفاقات خوب زیادی میافتد. این کار مثل یک نقشه راه عمل میکند و به شما کمک میکند مسیر را گم نکنید.
با نوشتن کارهایتان، همیشه میدانید چه کاری را انجام دادهاید و چه کاری باقی مانده است. این موضوع باعث میشود کمتر دچار سردرگمی شوید. همچنین وقتی اشتباهی پیش میآید، با نگاه کردن به یادداشتهایتان به راحتی میتوانید مشکل را پیدا و برطرف کنید.
این کار حتی به شما کمک میکند در زمان خود صرفهجویی کنید. دیگر لازم نیست ساعتها به این فکر کنید که “قدم بعدی چیست؟” چون همه چیز از قبل نوشته شده است.
در نهایت، نوشتن و ثبت کارها به شما این امکان را میدهد که پیشرفت خود را ببینید. وقتی مراحل مختلف کار خود را میبینید، انگیزه بیشتری برای ادامه دادن پیدا میکنید.
مستندسازی یعنی نوشتن و ثبت اطلاعات یک پروژه، سیستم یا روش کاری به شکلی منظم و قابل دسترسی. این اطلاعات میتواند شامل هدف پروژه، گامهای انجام کار، نتایج به دست آمده، مشکلاتی که پیش آمد و راهحلهای آنها باشد. شاید در ابتدا به نظر برسد که مستندسازی کاری اضافی و زمانبر است، اما فواید آن بسیار بیشتر از این حرفهاست.
وقتی همه جزئیات کار به طور دقیق و کامل نوشته شود، همه اعضای تیم میتوانند به خوبی از کل پروژه آگاه شوند. این کار باعث میشود همه بدانند کارها چقدر پیش رفته و هرکس چه وظیفهای بر عهده دارد.
مستندسازی از اشتباهات و دوبارهکاری جلوگیری میکند. وقتی همه چیز ثبت شده باشد، احتمال خطا کمتر میشود و کسی کاری را که قبلاً انجام شده، دوباره تکرار نمیکند. در نتیجه در وقت و هزینه صرفهجویی خواهد شد.
اگر عضوی از تیم تغییر کند یا فرد جدیدی اضافه شود، مستندات مانند یک کتابچه راهنما عمل میکند و دانش و تجربه اعضای قبلی را به راحتی در اختیار تازهواردان قرار میدهد.
با ثبت دقیق اطلاعات، میتوان عملکرد گذشته را بررسی کرد و براساس آن تصمیمهای درستتری برای آینده گرفت.
مستندسازی باعث میشود مسئولیت هر فرد در قبال کارش مشخص باشد. هرکس میداند که کارهایش ثبت میشود و اگر مشکلی پیش بیاید، میتوان به این نوشتهها رجوع کرد.
این مستندات برای آموزش نیز بسیار مفید هستند؛ هم به کارکنان تازهکار کمک میکنند و هم دانش پرسنل فعلی را افزایش میدهند.
ثبت جزئیات پروژه در نهایت باعث کاهش هزینهها میشود؛ چون از تکرار کارها و خطاها جلوگیری میکند و تصمیمگیری را بهبود میبخشد.
اگر در طول کار مشکلی پیش آید یا نیاز به تغییراتی باشد، مستندات مانند یک راهنمای کامل عمل میکنند و رفع مشکل یا اعمال تغییرات را آسان میسازند.
در یک کلام، مستندسازی مانند یک سرمایهگذاری پرسود است که با کمک آن میتوان کیفیت کارها را بهتر کرد، بازدهی را افزایش داد، هزینهها را کاهش داد و رضایت مشتریان را جلب کرد.
مستندسازی یعنی نوشتن و ذخیره کردن اطلاعات، دانش و روشهای کاری یک مجموعه به صورت نوشتاری یا در کامپیوتر. هدف از این کار فقط نوشتن مطالب نیست، بلکه ایجاد یک مرجع مطمئن و در دسترس برای همهی افراد آن مجموعه است.
مستندسازی باعث حفظ دانش درون سازمان میشود و جلوی از بین رفتن آن را میگیرد. وقتی دانش و تجربهی کارکنان ثبت شود، حتی اگر آنها سازمان را ترک کنند، این دانش باقی میماند و افراد تازهکار میتوانند به سرعت با روشهای کار آشنا شوند و از اشتباهات گذشته درس بگیرند.
این کار باعث میشود کارها سریعتر پیش برود، چون زمان کمتری برای پیدا کردن اطلاعات تلف میشود. همچنین هماهنگی بین اعضای تیم بهتر شده و تصمیمگیریها آسانتر و سریعتر انجام میشود.
ثبت دقیق مدارک و رعایت قوانین، خطرات احتمالی را کاهش میدهد. یکسانسازی روشهای کاری و پیدا کردن نقاط ضعف نیز به بهتر شدن کیفیت کارها کمک میکند.
در پایان، از این مستندات میتوان برای آموزش کارمندان جدید یا افزایش دانش پرسنل فعلی استفاده کرد.
مستندسازی رسمی: این نوع شامل نوشتن گزارشهای رسمی شرکت میشود، مثل گزارشهای مالی و گزارشهایی که مدیران در بازههای زمانی مشخص ارائه میدهند.
مستندسازی غیررسمی: این دسته شامل چیزهایی مثل یادداشتهای روزمره، راهنماهای کاری و نمودارهایی است که مراحل انجام یک کار را نشان میدهند.
به طور کلی، چیزهای مختلفی مانند روشهای انجام کار، قوانین داخلی، دستورالعملهای اجرایی و اطلاعات تخصصی، همه در قالب مستندات نوشته و نگهداری میشوند.
مستندسازی در گذشته معمولاً با روشهای قدیمی انجام میشد؛ مثل نوشتن گزارشها و راهنماها، کشیدن نمودارهای مراحل کار، استفاده از جدولهای تقسیم وظایف و همچنین تهیه فهرستهای بررسی.
اما امروزه روشهای جدیدی نیز برای این کار به وجود آمدهاند؛ مانند بهرهگیری از نرمافزارهای مدیریت اطلاعات، استفاده از صفحات ویکی، ابزارهای برنامهریزی پروژه و همچنین تولید محتوای ویدئویی و پادکست.
انتخاب شیوهٔ مناسب برای مستندسازی به چندین عامل بستگی دارد. این عوامل شامل نوع اطلاعاتی است که باید ثبت شود، افرادی که این مستندات برای آنها تهیه میشود، میزان بودجه، امکانات در دسترس، و همچنین اندازه و سطح پیچیدگی سازمان شماست.
دسترسی راحت به دانستنیها: شما میتوانید اطلاعات مورد نیازتان را از طریق اینترنت، در هر ساعت از شبانهروز و از هر مکانی دریافت کنید.
آسانی بهروزرسانی: محتوای موجود در فضای مجازی به سادگی قابل تغییر و نو شدن است.
همکاری موثرتر: اعضای یک گروه قادرند در یک زمان مشخص، روی یک سند مشترک فعالیت کنند.
پیدا کردن سریع اطلاعات: با کمک امکانات جستوجو، میتوانید خیلی زود به مطالب دلخواه خود دست پیدا کنید.
برای مستند کردن هر کاری، میتوانید این گامهای ساده را دنبال کنید:
1. **درباره چیزی که میخواهید مستند کنید، فکر کنید و اطلاعات لازم را جمعآوری نمایید.** اول باید بدانید موضوع دقیقاً چیست و چه اطلاعاتی برای توضیح آن نیاز دارید.
2. **یک چهارچوب و ساختار کلی برای مستندات خود در نظر بگیرید.** مانند یک نقشه عمل کنید و تصمیم بگیرید که مطالب به چه ترتیبی قرار است ارائه شوند.
3. **مطالب را بنویسید و توضیح دهید.** حالا نوبت نوشتن است. با جملاتی ساده و روشن، موضوع را طوری توضیح دهید که برای دیگران قابل درک باشد.
4. **مستندات خود را مرور و اصلاح کنید.** بعد از نوشتن، یک بار دیگر همه چیز را بخوانید. مطمئن شوید که همه چیز درست و کامل است و اگر نیاز به بهبود دارد، آن را ویرایش کنید.
5. **مستندات نهایی را در جایی مناسب ذخیره و منتشر کنید.** در پایان، کارتان را در یک محل قابل دسترس برای دیگران قرار دهید تا بتوانند از آن استفاده کنند.
ابتدا باید روشن کنید که هدف از نوشتن این راهنماها و مستندات چیست. آیا میخواهید روش انجام کارها را ثبت کنید، به دیگران آموزش دهید یا کیفیت کارها را بررسی و کنترل کنید؟
سپس باید در نظر بگیرید که این نوشتهها برای چه کسانی تهیه میشود. آیا برای همکاران داخل سازمان است، یا برای کاربران محصولات شما، یا برای مشتریان؟
در نهایت، باید شکل و شمایل کلی مستندات خود را انتخاب کنید. آیا میخواهید یک راهنمای ساده باشد، یک گزارش دقیق یا یک سند فنی تخصصی؟
جمعآوری اطلاعات از منابع مطمئن و مرتبط با موضوع.
همفکری و دریافت راهنمایی از افراد متخصص و با تجربه.
بررسی دقیق مدارک و اسناد موجود برای به دست آوردن اطلاعات اصلی و پایه.
دادهها را میتوان بر اساس موضوع، میزان اهمیت یا ترتیب زمانی مرتب و گروهبندی کرد.
همچنین بهتر است برای نامگذاری فایلها یا اطلاعات از یک روش منظم و یکدست استفاده کنیم تا پیدا کردن و اشاره به آنها آسانتر شود.
تهیه نخستین نسخه از سند با توجه به زبان و میزان جزئیات مورد نیاز مخاطب.
به کار بردن واژههای ساده و گویا برای بیان روشن مفاهیم و روندها.
استفاده از نمودارها، جدولها و تصویرها برای درک بهتر مطالب.
بررسی نهایی نوشته توسط افراد متخصص و صاحب نظر.
اعمال تغییرات مورد نیاز با توجه به نظرات دریافتی و خطاهای ممکن.
متن نهایی باید توسط سرپرست یا فرد مسئول بررسی و تأیید شود.
سپس نسخه پایانی آماده شده و توسط افراد مربوطه امضا میشود.
در اختیار گذاشتن سند برای کسانی که از آن استفاده میکنند (چه روی کاغذ و چه به صورت کامپیوتری).
نگهداری از سندها به روشی امن که در زمان نیاز بتوان به راحتی به آنها دسترسی داشت.
آمادهسازی برای بهروزرسانیهای منظم، در صورتی که نیاز به تغییر در سند باشد.
بررسی و بهروز کردن نوشتهها و مدارک در زمانهای مشخص.
مطمئن شدن از اینکه این مدارک، هماهنگ با تغییرات جدید در سازمان یا پیشرفتهای فناوری باشند.
این کار باعث میشود مدارک همیشه درست، روشن و قابل استفاده بمانند و هر زمان که به آنها نیاز باشد، به راحتی در دسترس و کاربردی باشند.
